Har dere behov for å gjennomføre større digitale møter, f.eks. på de politiske arenaene?

Teams kan fungere bra også for større møter som for eksempel Formannskaps- og Kommunestyremøter. Et vellykket stormøte på Teams vil forutsette tydelig møtestruktur og god møteledelse. Her er noen generelle råd fra Hedmark IKT ved gjennomføring av større politiske møter på Teams:

  • Det er en fordel om alle har høretelefoner med mikrofon. Det er faktisk bedre om alle sitter på hver sin plass, enn om flere sitter sammen på et møterom og resten ringer inn.
  • Når man går over 5-6 personer i et møte er det god møteskikk å skru av mikrofonen (mute) når man ikke snakker.
    • Tips! Det er mulig å mute andre deltagere, så man kan for eksempel la en møtekoordinator gjøre dette for de som ikke snakker fortløpende
  • Ta opprop ved oppstart. Gjør det også etter alle pauser.
  • Politiske møter er formelle møter med tanke på hvem som til enhver tid tar/har ordet. Det kan dermed være en fordel å bruke «chat» funksjonen til å si fra om man ønsker å tale, eller har replikk. På denne måten kan møtekoordinator styre rekkefølgen. Avhengig av antall møtedeltakere så kan det vurderes om det bør opprettes to roller; en møteleder/koordinator og en som overvåker chaten.
  • Det kan være en utfordring med lydetterslep/forsinkelse når det blir snakket, noe som kan risikere at flere prøver å si noe samtidig. God møtekultur blir derfor ekstra viktig, og at alle venter på sin tur.
  • Lange møter som overskriver 3 timer kan være krevende på Teams. Møter med mange saker bør derfor deles opp med gode pauser siden det er mentalt krevende for deltakerne å følge med på slike lydbaserte møter over lengre tidsrom. Husk da opprop ved oppstart for å bekrefte at alle er med.
  • Flere møter i stedet for et langt ett kan derfor vurderes for møter med mange saker.
  • Den som er møtekoordinator bør ha god kjennskap til verktøyet for å minimere «plunder» underveis. Det kan også være hensiktsmessig å ha en med teknisk kompetanse tilgjengelig mens møtet pågår, i tilfelle det oppstår større utfordringer.
  • Erfaringsmessig så tar det noen minutter før alle møtedeltakere har koblet seg opp og alt det tekniske er på plass. Det pleier å være en eller flere som ikke får lyd eller mikrofon til å fungere. På de aller første digitale møtene kan det beregne 10-15 minuttene ekstra til å komme i gang.
  • Alle presentasjoner bør vises fra samme PC. Det kan fort bli tekniske og praktiske utfordringer når flere skal bytte på skjermdeling.
  • Vær klar over en potensiell risiko. Det kan være at møtedeltagere blir borte, både av eget-, men kanskje også mot eget ønske. Med dette kan det være smart at man får visuell, eller audiovisuell bekreftelse på alle avstemminger o.l. Man kan ikke ta for gitt at de som ikke stemmer for, eller mot, stemmer blankt. Det kan rett og slett hende de ikke lenger er tilstede.
Hedmark IKT