Prosjekt:

Sak-Arkiv

Sist oppdatert: 08/04/2021

Status: Pågående

Eierskap: Hamar, Løten, Stange

Prosjektleder: Inger Berit Eidsten

Kontakt: Send e-post

Om prosjektet

Den pågående digitale transformasjonen medfører store konsekvenser for dokumentasjonsforvaltningen i kommunene. Virksomhetsinformasjon får en økt strategisk betydning for effektiv tjenesteproduksjon, den demokratiske deltakelsen og rettssikkerheten for den enkelte.

Moderne løsninger for dokumentasjonsforvaltning vil være en viktig «muliggjører» for mye av kommunenes kommende digitaliseringsarbeid, og kan understøtte visjonen om IKT for en enklere hverdag, der brukeren er i sentrum. Oppgaveløsningen i kommunen skal bli mer effektiv, med bedre tjenester til innbyggere og næringsliv. Innbyggerne, næringsliv, offentlig og privat sektor og frivillige skal tilbys god kommunikasjon og enkelt innsyn i kommunenes saksbehandling og prosesser. Den enkelte innbygger skal være trygg på at kommunene forvalter personopplysninger sikkert.

Løsninger for saksbehandling, samhandling og arkiv skal være robuste og fremtidsrettede, og legge til rette for en informasjonsflyt der kommunen fanger og gjenbruker dokumentasjon, nyttiggjør seg verdien som ligger i dataene, og gjør det mulig å ettergå beslutninger som er tatt.

Anskaffelse og etablering av nye løsninger for dokumentasjonsforvaltning organiseres som et prosjekt i HIKT-samarbeidet. Arbeidet organiseres i hovedsak rundt kommunene Hamar, Stange og Løten sammen med HIKT. Kommunene i Hedmark IKT (HIKT) benytter i dag ulike dokumentasjonssystemer, og prosjektet skal derfor også utrede konsekvenser av felles løsninger.

Overordnet effektmål for prosjektet som helhet er en mer effektiv oppgaveløsning i kommunene og bedre tjenester til innbyggere og næringsliv. Kommunene skal til enhver tid etterleve gjeldende lov- og regelverk, og har behov for løsninger som sikrer dette. Med utgangspunkt i blant annet forslag til ny arkivlov skal prosjektet i konseptfasen utrede kommunenes og brukernes behov knyttet til dokumentasjonsforvaltning. En kartlegging av arbeidsprosesser og brukerreiser skal danne kunnskapsgrunnlag for planlegging og gjennomføring av de påfølgende prosjektfasene og gevinstrealisering.

4. januar

Prosjekt og konseptfase etablert

8. februar - 14. mai

Innsiktsarbeid – arbeidsprosessanalyse

6. april – 21. mai

Arkitektur – visjon, målbilde, strategi

7. juni

Prosjektet leverer prosjektforslag

Aktuelt

Hedmark IKT