Oppgradering av Acos Websak arkiv- og saksbehandlingssystem i Kongsvinger, Grue, Sør-Odal og Nord-Odal kommuner vår/sommer 2021
Kongsvinger, Grue, Sør-Odal og Nord-Odal kommuner vil i løpet av våren- og sommeren oppgradere sitt sak- og arkivsystem – Acos til siste versjon av Websak (8) samt at de vil ta i bruk Websak+..hvorav sistnevnte er spesielt tilpasset mobile enheter som nettbrett og smarttelefoner.
Websak+ – en forenklet hverdag for saksbehandlerne
Innføringen av Websak+ gjøres også med bakgrunn i at dette verktøyet er spesielt brukervennlig for saksbehandlerne og vil i stor grad bidra til å forenkle deres arbeidshverdag betraktelig. Et forenklet brukergrensesnitt kombinert med egenkomponerte arbeidsflater – såkalte “dashboards” er et av fortrinnene med Websak+
Vi ser frem til denne innføringen og anbefaler at dere tar en nærmere kikk på løsningen:
Arkiv er viktig
Arkivet er noe som berører de fleste i kommunen og det er viktig at alle har et bevisst forhold i bruken av dette. Arkivloven gir overordnede og grunnleggende regler om arkiv, særlig om arkiv i offentlig forvaltning.
Hvor viktige arkivene er fikk man et eksempel på i forbindelse med det tragiske leirraset i Gjerdrum kommune. Krav om innsyn i bygge- og planprosesser ble straks gjort gjeldende fra både media og andre aktører. Arkiv er med andre ord viktig – nær sagt uavhengig av hvilket fagsystem man måtte arbeide i eller hvilke type utvalg man måtte sitte i. Krav om dokumentasjon er strengt og kommunene er pålagt å etterleve disse forskriftene sett i lys av arkivlovgivningen.
Hvor langt er vi i prosessen?
Oppgraderingsløpet for kommunene er allerede i gang og teknisk oppstartsmøte er avholdt og det teknisk miljøet klargjøres i disse dager. Når testmiljøet er klargjort vil hver enkelt kommune gå i gang med et utvalg av personer som skal bistå i en omfattende testperiode. Denne starter opp i begynnelsen av april.. Dette er som nevnt en stor oppgradering og man løfter hele arkivet over på en ny plattform. Arbeidet vil være ressurskrevende for arkivpersonalet i tidsrommet frem mot sommeren og det er viktig at man er klar over dette i organisasjonen.
Opplæring
Det vil i forbindelse med innføringen av den nye versjonen av Websak og Websak+ bli fokus på opplæring (e-læring) i kommunene. En ønsker å få til et løft for at de fleste skal ha et bevisst forhold til bruken av systemet for på den måten å sikre god dokumentfangst.
Hver kommune vil utarbeide en egen plan for sin opplæring.
Når vil oppgraderingen finne sted og når går vi i produksjon med den nye versjonen i min kommune?
Legg merke til den planlagte nedetiden for din kommune. Det er viktig at man i størst mulig utstrekning ikke legger utvalgsmøter etc. på disse datoene da tjenesten vil være nede. Det er altså ikke mulig å benytte arkivsystemet på disse to dagene hvor det er planlagt nedetid.