Ny databruker – Lagring av dokumenter og filer

Sist oppdatert: 25/05/2021

Denne veilederen er en del av opplæringen for nye databrukere. Se den komplette opplæringen her: https://www.hedmark-ikt.no/brukerveiledning-for-ny-databruker/

 

Du har flere steder du kan lagre dokumentet og filen. Hvor du velger å lagre er avhengig av hvem som skal kunne se dokumentet eller se filen. Denne veilederen vil vise deg de forskjellige stedene du kan lagre dokumenter og filer, og hvordan du finner disse.

PC

For å finne områdene du kan lagre dokumenter på, klikker på ”Utforsker” (1) nede i venstre hjørne på skjermen. Du vil da få opp en boks. På venstre side vil du se en oversikt over alle områdene (2). Her er en forklaring på navnene:

Hjemmeområdet (H:): Er ditt personlige lagringsområde, som kun du har tilgang til.
Avdelingsområdet (K:): Her ligger lagringsområdet for din avdeling. Det kan ligge en mappe som heter «Felles», det er en fellesmappe for alle i din kommune.
De andre bokstavene kan variere ut i fra hvilke tilganger du har på brukeren din.
Før du lagrer på OneDrive, så ber vi deg lese kommunens databehandler avtale.

NB! Lagre ALDRI dokumenter på C- eller D-disk. Disse blir det ikke tatt backup av, hvis du lagrer ting
der så har du selv ansvar for å flytte disse inn på lagringsområdene H eller K. Ved for eksempel «retank av pc» så blir disse filene borte og vi har ikke mulighet til å finne igjen disse.

Wyse-terminal

For å finne områdene du kan lagre dokumenter på, klikker på ”Kommunemenyen” (1) nede i venstre hjørne på skjermen. Du vil da få opp menyen. Klikk på ”Utforsker” (2). Avhengig av hvilken tilgang du har, kan det hende du må velge mellom ”Utforsker Indre sone” og ”Utforsker Sikker sone” i kommunemenyen.
Velg ”Utforsker Indre” for å få opp ditt H- eller K- område, dette er åpen sone så her skal det
ikke ligge personsensitive data.
Velg ”Utforsker Sikker” for å få opp avdelingsområdet på sikker sone, der ligger det
personsensitive data.

NB! Lagre ALDRI dokumenter på C- eller D-disk. Disse blir det ikke tatt backup av, hvis du lagrer ting
der så har du selv ansvar for å flytte disse inn på lagringsområdene H eller K. Ved for eksempel «retank av pc» så blir disse filene borte og vi har ikke mulighet til å finne igjen disse.

Viktig informasjon om lagring

Her er noen enkle huskeregler omkring lagring og dokumenthåndtering. Dette som hjelp i en hverdag med stadig flere IT-verktøy tilgjengelige slik at du slipper å oppleve negative overraskelser rundt de dokumenter og opplysninger du håndterer i din arbeidshverdag.

Kommunale dokument: Dokumenter som du utarbeider som ansatt er kommunens eiendom. Slike dokumenter bør som hovedregel lagres i riktig fagsystem, alternativt på K:-området siden dette blir sikkerhetskopiert.

Varsomhet med kommunale dokument: Filer lagret på lagringsløsninger fra Microsoft som heter OneDrive (OneNote) og Sharepoint (Teams og prosjektportalen), er lagret hos Microsoft. Disse filene bør være kopier av dokumenter siden du må tåle å miste disse. Du må også være bevisst at dette er ganske «åpne» lagringsløsninger bygd for dokumentdeling, noe som medfører en stor risiko for innsyn for andre brukere (også brukere du ikke ønsker å dele dokumenter med).

Sensitiv informasjon: Filer som inneholder virksomhets- eller personsensitiv informasjon (eksempelvis personopplysninger, passord, kontrakter og andre typer opplysninger som ikke skal deles med uvedkommende) skal som hovedregel lagres i riktig fagsystem. Alternativt på en sikker og tilgangsbegrenset mappe på K:- området. Såfremt ikke annet er eksplisitt godkjent av arbeidsgiver/leder skal slike dokumenter ikke lagres på OneDrive eller Sharepoint siden dette er verktøy med stor risiko for innsyn for uvedkommende.

Personlige dokument: Ditt hjemmeområde (H:-området) er et område for midlertidig lagring av dokumenter og for dine personlige dokumenter. Filene på dette området vil bli slettet når du slutter, og du må derfor ikke lagre originale kommunale dokumenter her siden kommunen da vil miste disse permanent.

Varsomhet med personlige dokument: Personlige dokument må ikke lagres på K:- området. Om du velger å lagre dine personlige dokumenter på Microsofts lagringsløsninger OneDrive (OneNote) eller Sharepoint (Teams) vil du både ha den samme risikoen som nevnt over, og du vil automatisk miste tilgangen til disse dokumentene når du slutter som ansatt.

Lagring lokalt på egen PC: Filer som du lagrer lokalt på din egen datamaskin (C:disken) må du tåle å miste fordi disse ikke blir sikkerhetskopiert.

Nettbaserte lagringstjenester: Kommunale dokumenter og opplysninger skal ikke lagres på andre lagringstjenester på internett som for eksempel Apple iCloud, Dropbox, Google, Evernote eller lignende. Dette fordi din arbeidsgiver ikke har noen form for kontroll på dokumenter eller opplysninger på denne formen for lagringstjenester.

Bruk av apper eller nettbaserte løsninger til arbeidsoppgaver: Hvis du ønsker å ta i bruk ulike apper eller løsninger du finner tilgjengelig på internett til arbeidsrelaterte oppgaver, avklar dette med nærmeste leder siden det her kan bli lagret kommunal (og muligens sensitiv) informasjon som det er svært viktig at din arbeidsgiver har kontroll over.

Oppretting av Teams-grupper: Hvis du vil opprette en Teams-gruppe for samhandling med kolleger, vær bevisst på hvem du inviterer inn i gruppa, at gruppa opprettes som en «privat gruppe» og hvilke opplysninger dere deler med internt i gruppa siden dette er en løsning med risiko for innsyn for uvedkommende. Inviterer du inn personer utenfor din egen organisasjon i en Teams-gruppe, vær bevisst på at disse da kan ha tilgang til mere informasjon enn det man kanskje tenker over.

Usikker? Er du i tvil – spør din leder, ikt-kontakt på ditt arbeidssted eller kommunens sikkerhetsansvarlig. Det er en enkel forsikring som kan spare deg for uønskede hendelser og gir deg en tryggere IT-hverdag som ansatt.

Kommentarer

Har du et forbedringsforslag til denne artikkelen, er du velkommen til å legge igjen en kommentar her!

NB. Vi har ikke mulighet til å behandle enkeltsaker via kommentarfeltet, så hvis du trenger hjelp med noe, vennligst ta kontakt med brukerstøtte via Selvbetjeningsportalen eller på telefon.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Hedmark IKT