Møterom via Teams for helsepersonell

Rutine for sikker bruk – veiledning til virksomheter som tar i bruk Teams for videokonsultasjoner i forbindelse med Covid-19

 

Sikkerhetskrav som skal følges ved bruk av Teams

  • Den enkelte bruker skal få informasjon om bruk av videokonsultasjon med personell og praktisk informasjon om oppkobling (se egen veiledning som du kan legge ved invitasjonen).
  • Bruk av Teams for å formidle helse- og personopplysninger elektronisk skal bygge på pasientens samtykke. Samtykke anses gitt ved å delta i videokonsultasjonen.
  • Pasienten skal entydig identifiseres.
  • Personell skal entydig identifiseres.
  • Virksomheten skal ha kontroll over tildelte tilganger.
  • Det skal ikke kunne kommuniseres samtidig med andre parter enn den inviterte pasient.

 

Klikk HER for å se hvordan man bestiller tilgang til Teams for helsepersonell

 

Rutine for sikker bruk av Teams ved videokonsultasjoner

Før videokonsultasjon

 

  • Når det er avtalt videokonsultasjon via Teams, må pasient oppgi en e-postadresse. Det må sikres at e-postadressen til pasient registreres riktig, f.eks. ved at pasienten sender sin e-postadresse til virksomheten via sms eller på mail.
  • Det skal sendes en unik møteinnkalling fra Outlook for hver konsultasjon, da vil systemet automatisk generere en unik lenke som pasient benytter. Avtaler i kalender må merkes som privat, slik at ikke navn eller e-postadresse til pasient i møteinnkallingen vises for andre som også har tilgang til kalenderen.
  • Møteinnkallingen skal ikke inneholde sensitiv informasjon

 

Gjennomføring av videokonsultasjon

  • Alle parter bør så langt det er mulig sitte slik at taushetsbelagte opplysninger ikke kan overhøres av andre, med mindre pasient/elev selv ønsker dette.
  • Personellet som bruker løsningen skal være sikker på at de har møtt rett pasient. Ved tvil, be pasienten introdusere seg. Alle involverte må presentere seg.
  • Noen pasienter har med en venn eller pårørende, da er det viktig at disse blir presentert.
  • Om personellet og pasient ikke er kjent med hverandre på forhånd, bør pasienten oppgi personnummer, og helst identifisere seg med ID-kort med bilde, i begynnelsen av konsultasjonen. Personell bør være forberedt på at pasienten kan be dem legitimere seg på samme måte.
  • Deltakerne i videosamtalen oppfordres til å sjekke deltakerlisten (oppe til venstre i teams-vinduet når møtet foregår).
  • Forsikre deg om at kriteriene for deltakelse er oppfylt og om det er medisinsk forsvarlig å gjennomføre konsultasjonen på video.
    • Forsikre deg om at pasienten sitter på egnet sted.
    • Er det noen uvedkomne som kan se eller høre kommunikasjonen?
    • Føler pasienten seg trygg og uforstyrret?
    • Er lyd- og lydforhold gode?
    • Er det noen andre i rommet hvor pasienten befinner seg?
    • Har helsetilstanden til pasienten forverret seg på en slik måte at videokonsultasjon er uhensiktsmessig?
  • Tenk gjennom hvordan du kommuniserer med pasienten, og husk å se inn i kamera av og til, slik at pasienten opplever øyekontakt.
  • Spør pasienten om det er noe du kan ha gått glipp av ved at du ikke ser pasienten fysisk.

 

Avslutning

  • Husk å avslutte konsultasjonen riktig. Legg på røret og klikk «Avslutt møtet».
  • Dokumentér konsultasjonen i EPJ som ved vanlig konsultasjon

Har du et forbedringsforslag til denne artikkelen, er du velkommen til å legge igjen en kommentar her!

NB. Vi har ikke mulighet til å behandle enkeltsaker via kommentarfeltet, så hvis du trenger hjelp med noe, vennligst ta kontakt med brukerstøtte via Selvbetjeningsportalen eller på telefon.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Hedmark IKT