Hva er synlig i min kalender?

I utgangspunktet er de fleste kalendere åpne for andre ansatte tilknyttet din organisasjon. De fleste kommuner ønsker åpenhet, og har derfor ikke lukkede kalendere. Det finnes selvfølgelig noen unntak. Noen kommuner har satt alle til «Private», slik at hver enkelt ansatt må velge hvem de vil dele kalenderen med. Kalenderen er ikke bare ”åpen” eller ”lukket”; det finnes flere nivåer av åpenhet. Lenger ned i veiledningen kan dere se hvordan dere endrer disse innstillingene.

Det er viktig å ta personvern i betraktning når du oppretter en ny avtale i kalenderen. Man må være forsiktig med å ikke dele sensitive personopplysninger i emnefeltet eller innholdet i avtalen. Det er også viktig å huske at andre personer kan åpne vedlegg som ligger ved en avtale hvis du har en helt åpen kalender.

Din kalender er tilknyttet arbeid, og skal derfor i utgangspunktet kun vise arbeidsrelaterte avtaler. Hvis du av ulike grunner ønsker å bruke kalenderen til noe privat, kan du enkelt gjøre en avtale «Privat», som beskrevet litt lenger ned i denne veilederen.

 

Klikk HER for å laste ned som PDF

 

Informasjonen som er tilgjengelig/synlig for andre brukere i din organisasjon når kalenderen er helt åpen, er følgende (1):

  • Emne
  • Plassering
  • Start/sluttidspunkt
  • Deltagere
  • Notat
  • Vedlegg

Dette kan være mye informasjon i tilfeller hvor du i utgangspunktet ikke ønsker at utenforstående skal ha innsyn. Derfor er det viktig at du ikke legger ut mer informasjon enn absolutt nødvendig.

Man kan enkelt bruke generelle emner for avtaler, som f.eks ”Teams-møte” og ”Personalmøte”, men i noen tilfeller kan det være behov for å skrive noe som er beskrivende for mottakeren og helst ikke skal være synlig for andre. Da er det viktig at du gjør avtalen «Privat» i kalenderen. Dette gjør du enkelt ved å klikke på «Privat» (2) oppe på verktøylinjen når du oppretter en ny avtale.

Noen huskeregler:

  • Ikke skriv personsensitiv informasjon, eller informasjon som kan identifisere en person, i kalenderen eller møteinnkallingen.
  • Bruk innstillingen «privat» for å skjerme private avtaler (avtalen vil synes som opptatt, men uten detaljer).
  • Hvis du har hele kalenderen din ”Privat”, vær da bevisst hvem du deler kalenderen din med.

 

Hvis du ønsker å endre eller se innstillingen for delingen av din kalender, klikk på ”Kalendertillatelser” (3) oppe på verktøylinjen.

 

I boksen som åpner seg, kan du se valgene du har for kalenderen.
Når ”Standard” (4) er merket med blått, kan du velge hvilken tillatelser andre ansatte har. Detter gjøres i boksen merket med ”Lese” (5).

Ingen: Andre personer har ikke tilgang til å åpne din kalender, og må be deg dele kalenderen for å se.

Ledige og opptatte tidspunkter: Andre personer ser kun avtalene dine som ”Opptatt” uten flere opplysninger.

Ledige og opptatte tidspunkter, emne og sted: Andre ser avtalene dine med innholdet i emnet og hvor møtet er.

Detaljerte opplysninger: Andre ser alle opplysninger, inkludert vedlegg.

 

Ønsker du å endre nivået for din kalender, velger du nivået du vil ha i boksen ”Lese” (5) og klikk deretter ”OK” (6)
Du vil da få opp en ny boks (7) som spør om du er sikker, klikk da på ”Ja” (8)

 

Har du et forbedringsforslag til denne artikkelen, er du velkommen til å legge igjen en kommentar her!

NB. Vi har ikke mulighet til å behandle enkeltsaker via kommentarfeltet, så hvis du trenger hjelp med noe, vennligst ta kontakt med brukerstøtte via Selvbetjeningsportalen eller på telefon.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Hedmark IKT