«M365 – digital suksess» – Høsten er i anmarsj

Høsten står for døren og vil komme fort nå. Det vil i løpet av høsten bli satt fokus på resultatet av brukerundersøkelsen, prosessen «train the trainer», samt kompetanseheving av kommunens ansatte på bruken av M365.

Hovedprosjektet som i all hovedsak omhandler brukeradopsjon, hadde oppstart helt i slutten av Q1. I Q2 jobbet prosjektet med å få formidlet ut hva prosjektet ønsket å oppnå, samt de endringene rundt samhandling, kommunikasjon og fillagring som prosjektet vil få gjennomført. Det har vært viktig å jobbe tett sammen med kommunene innføringsansvarlige for å få på plass riktige ressurser, samt veikart og prosedyrer.

De innføringsansvarlig er samarbeidskommunenes hovedrepresentant inn i prosjektet «M365 – Digital suksess». De har en koordinerende- og støttefunksjonsrolle i prosjektet, samt en viktig rolle på å utarbeide nye rutiner, prosesser og bistå suksesspådriverne i å få endringene implementert gjennom opplæring. Innføringsansvarlige har vært ansvarlig for rekrutteringsprosessen av suksesspådriverne, som har vært omfattende og krevende men som nå ser ut til å være noenlunde på plass. Utover høsten vil det være stor fokus på opplæringen som skal foregå ute i kommunene av både suksesspådriverne og etter hvert også de ansatte.

Suksesspådriverne skal være en ressurs i arbeidet om å få opp brukeropplevelsen for de ansatte, samt stå for opplæringen ute i sine avdelingene/nærområdene i kommunene. De skal også være førstelinjen som de ansatte kan kontakte når det er noe de lurer på rundt Teams/OneDrive/Outlook/SharePoint. De vil være viktig støttespiller på å få opp bruken av M365 i deres avdeling/nærområde.

Vårt mål er å lære videre det å kombinere funksjoner fra flere Microsoft-produkter på en optimal måte. Som skal gjøre arbeidshverdagen lettere når det kommer til samhandling og samarbeide på tvers av medarbeidere og avdelinger, ved hjelp av chat og dokumentasjonsdeling, kommunikasjon internt og eksternt, samt fillagring som også kan deles med andre. Det er et ønsket at opplæringen av ansatte vi være med på å påvirker endring i arbeidsmønster for alle medarbeidere i kommunene.

«sammen skaper vi suksess»

Prosjektet gjennomføres i samarbeid med IT-konsulentselskapet Skill AS og er organisert med en prosjektleder både hos dem og i HIKT. 

Med vennlig hilsen

Prosjektgruppen

Arbeidet er fullt i gang for prosjektets innføringsansvarlige, der de har startet på den viktig forankringsprosess jobben ute i kommunene. De innføringsansvarlige jobber med å få formidlet ut hva prosjektet ønsker å oppnå, samt de endringene rundt samhandling, kommunikasjon og fillagring som prosjektet tenker å gjennomføre. Hovedprosjektet hadde en oppstart helt i slutten av Q1, og denne fasen vil det jobbes i tett samarbeid med kommunene, i fra Q2 til ut Q4.

De innføringsansvarlig er samarbeidskommunenes hovedrepresentant inn i prosjektet M365 – Digital suksess. De innehar en koordinerende- og støttefunksjonsrolle i prosjektet, samt har en viktig rolle på å utarbeide nye rutiner, prosesser og bistå suksesspådriverne i å få endringene implementert gjennom opplæring.

For å oppnå suksess fremover er det behov for at de innføringsansvarlig får innpass i de ulike lederforumene, samt at personallederne bistår de innføringsansvarlige med jobben på å få på plass suksesspådriverne. Det er en veldig viktig jobb de innføringsansvarlig nå står ovenfor og vi håper alle tar godt imot dem og deres henvendelser.

Prosjektet har tråkket full gass på gasspedalen og er nå i god driv fremover.

«sammen skaper vi suksess»

Prosjektet gjennomføres i samarbeid med IT-konsulentselskapet Skill AS og er organisert med en prosjektleder både hos dem og i HIKT. 

Med vennlig hilsen

Prosjektgruppen

M365 – Digital Suksess er et prosjekt som startet senhøsten 2021 og som skal vurdere bruken av Microsoft produkter og tilhørende applikasjoner i Microsoft 365-plattformen, med hovedvekt på Teams, SharePoint, OneDrive for de syv eierkommunene til Hedmark IKT. Eierkommunene er Hamar, Stange, Løten, Grue, Kongsvinger, Grue, Sør- og Nord- Odal.

Prosjektets mål er å bedre den interne samhandlingen på tvers av arbeidsområder og arbeidsprosesser. Det skal bli enklere for ansatte å samarbeide om oppgaver og dokumenter, og skal forenkle den digitale kommunikasjonen på hvordan vi samhandler og kommuniserer med hverandre, både internt i kommunene samt på tvers av kommunene.  

Microsoft tilbyr verktøy for videomøter og chat og hjelper også til med å samle dokumenter og diskusjoner. Vi skal med innføring av Digital Suksess skal bidra til å rydde/organisere/lage struktur for disse dokumentene/prosessene, samt sikre at kommunikasjon og dokumenter flyttes over til områder med økt samhandling. 

Arbeidet er allerede i gang der forstudie som nå er gjennomført og danner grunnlaget for arbeidet som skal gjennomføres i hovedprosjektet. Hovedprosjektet hadde en oppstart nå i slutten av Q1, og som det vil jobbes med i de ulike kommunene i Q2 og Q3. Hovedprosjektet inneha ulike roller;

Innføringsansvarlig:

Suksesspådrivere:


Prosjektet gjennomføres i samarbeid med IT-konsulentselskapet Skill AS og er organisert med en prosjektleder både hos dem og i HIKT. 

Med vennlig hilsen
Prosjektgruppen

For å kunne optimalisere bruken av M365-plattformen i HIKT- samarbeidet ble det tidlig i prosjektfasen avdekket et behov for bistand til både planlegging og gjennomføring av prosjektet. På HIKTs styremøte i juni ble det besluttet å innhente ekstern spisskompetanse på M365-plattformen til både planleggingen og gjennomføring av prosjektet.

Konsulentselskapet SKILL vant konkurransen med konseptet «Digital suksess», som er gjennomført i flere kommuner og IKT- samarbeid tidligere.

Hedmark IKT