Prosjektside Sak-Arkiv

Du er nå inne på den åpne prosjektsiden for Sak-Arkiv. Her kan du følge med på nyheter og oppdateringer fra prosjektet!

Oppgradering av Acos Websak arkiv- og saksbehandlingssystem i Kongsvinger, Grue, Sør-Odal og Nord-Odal kommuner vår/sommer 2021

Kongsvinger, Grue, Sør-Odal og Nord-Odal kommuner vil i løpet av våren- og sommeren oppgradere sitt sak- og arkivsystem – Acos til siste versjon av Websak (8) samt at de vil ta i bruk Websak+..hvorav sistnevnte er spesielt tilpasset mobile enheter som nettbrett og smarttelefoner.

Websak+ – en forenklet hverdag for saksbehandlerne

Innføringen av Websak+ gjøres også med bakgrunn i at dette verktøyet er spesielt brukervennlig for saksbehandlerne og vil i stor grad bidra til å forenkle deres arbeidshverdag betraktelig. Et forenklet brukergrensesnitt kombinert med egenkomponerte arbeidsflater – såkalte “dashboards” er et av fortrinnene med Websak+

Vi ser frem til denne innføringen og anbefaler at dere tar en nærmere kikk på løsningen:

Arkiv er viktig

Arkivet er noe som berører de fleste i kommunen og det er viktig at alle har et bevisst forhold i bruken av dette. Arkivloven gir overordnede og grunnleggende regler om arkiv, særlig om arkiv i offentlig forvaltning.

Hvor viktige arkivene er fikk man et eksempel på i forbindelse med det tragiske leirraset i Gjerdrum kommune. Krav om innsyn i bygge- og planprosesser ble straks gjort gjeldende fra både media og andre aktører. Arkiv er med andre ord viktig – nær sagt uavhengig av hvilket fagsystem man måtte arbeide i eller hvilke type utvalg man måtte sitte i. Krav om dokumentasjon er strengt og kommunene er pålagt å etterleve disse forskriftene sett i lys av arkivlovgivningen.

Hvor langt er vi i prosessen?

Oppgraderingsløpet for kommunene er allerede i gang og teknisk oppstartsmøte er avholdt og det teknisk miljøet klargjøres i disse dager. Når testmiljøet er klargjort vil hver enkelt kommune gå i gang med et utvalg av personer som skal bistå i en omfattende testperiode. Denne starter opp i begynnelsen av april.. Dette er som nevnt en stor oppgradering og man løfter hele arkivet over på en ny plattform. Arbeidet vil være ressurskrevende for arkivpersonalet i tidsrommet frem mot sommeren og det er viktig at man er klar over dette i organisasjonen.

Opplæring

Det vil i forbindelse med innføringen av den nye versjonen av Websak og Websak+ bli fokus på opplæring (e-læring) i kommunene. En ønsker å få til et løft for at de fleste skal ha et bevisst forhold til bruken av systemet for på den måten å sikre god dokumentfangst.

Hver kommune vil utarbeide en egen plan for sin opplæring.

Når vil oppgraderingen finne sted og når går vi i produksjon med den nye versjonen i min kommune?

Legg merke til den planlagte nedetiden for din kommune. Det er viktig at man i størst mulig utstrekning ikke legger utvalgsmøter etc. på disse datoene da tjenesten vil være nede. Det er altså ikke mulig å benytte arkivsystemet på disse to dagene hvor det er planlagt nedetid.


Leverandøren av verktøyet vi har benyttet i forbindelse med brukerundersøkelsen – Netigate , har trukket ut 10 heldige vinnere av hvert sitt gavekort pålydende kr. 500,-.
Alle vinnerne er kontaktet og vi har fått veldig hyggelige tilbakemeldinger fra dem. Igjen, en spesiell takk til alle som tok seg tid til å svare på årets brukerundersøkelse for Hedmark IKT.

1.1.2020 får alle kommuner nye kommunenummer. Dette kommer som en følger av at fylkeskommuner slår seg sammen. Kommunenes to første sifre skal være identiske med fylkesnummerets to første sifre.

Dette innebærer at alle kommunene i Hedmark og Oppland vil bli berørt med bakgrunn i at begge disse fylkene slår seg sammen til Innlandet Fylkeskommune fra 1.1.2020

For eierkommunene til Hedmark IKT vil de nye kommunenumrene bli:


Du kan lese mer om konsekvensene av sammenslåingen her

Hedmark IKT